Главная / Недвижимость / Как правильно управлять легковым автомобилем генеральному директору

Как правильно управлять легковым автомобилем генеральному директору

ООО, в; штате только гендир, приобретен автомобиль

Затраты на ГСМ могут быть учтены в расходах, согласно п. 1 ст. 254 НК РФ и п. 2 ст. 260 НК РФ, при условии подтверждения затрат следующими документами:
— чеки АЗС на приобретение ГСМ
— путевой лист
Обязанность организации оформлять путевые листы установлена п. 14 ст. 1 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», в котором указано, что путевой лист является документом служащим для учета и контроля работы транспортного средства, водителя и п. 2.1.1 Правил дорожного движения РФ, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 23.10.1993 N 1090 «О Правилах дорожного движения», согласно которым, водитель механического транспортного средства в установленных случаях обязан иметь при себе и передавать сотрудникам полиции по их требованию для проверки путевой лист.
Унифицированные формы путевых листов утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78.
Письмо МФ РФ от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161

Форму путевого листа вы можете разработать самостоятельно, указав обязательные реквизиты, утвержденные приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 или использовать стандартную форму путевого листа для соответствующего вида транспортных средств.
Путевой лист выписывается ежедневно. В том случае, если за день осуществляется несколько поездок, то все маршруты движения должны быть отражены в путевом листе. Помимо маршрута движения, в путевом листе должна быть отражена информация о времени выезда и возвращения, а также пройденный километраж. Порядок заполнения путевых листов также указан в данном нормативном акте.
В Письме МФ РФ от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129 сказано, что отсутствие в путевом листе информации о маршруте следования автомобиля не позволяет судить об его использовании в служебных целях, поэтому данная информация является обязательной для целей подтверждения расходов на ГСМ в налоговом учете.

Обязанность по проведению предрейсовых медицинских осмотров установлена Федеральным законом от 10.12.1995 N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения». Согласно п. 1 ст. 20 этого документа компании, осуществляющие на территории России деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, обязаны организовывать и проводить предрейсовые медицинские осмотры водителей. Таким образом, можно сделать вывод, что все организации, эксплуатирующие транспортные средства, независимо от их вида деятельности, должны обеспечить проведение предрейсовых медосмотров своих работников, непосредственно управляющих автотранспортом.
За отсутствие в путевом листе отметки о прохождении водителем предрейсового медосмотра инспектор ДПС может оштрафовать. Согласно Приказу Минтранса РФ от 06.04.2017 N 141, который вступил в законную силу 25.12.2017, предусмотрена ответственность за отсутствие предрейсовых медицинских осмотров:
руководителя – 5000 рублей
организации или предпринимателя – 30 000 рублей
Такие меры ответственности предусмотрены п. 2 ст. 12.31.1 КоАП

Как правильно управлять легковым автомобилем генеральному директору

В соответствии со ст. 642 ГК РФ по договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.
В силу ст. 645 ГК РФ арендатор своими силами осуществляет управление арендованным транспортным средством и его эксплуатацию, как коммерческую, так и техническую.
Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией (ст. 646 ГК РФ). Соответственно, расходы, связанные с исполнением этой обязанности арендатора, могут распределяться между арендатором и арендодателем любым образом по соглашению сторон. Если соответствующего условия договор не содержит, эти расходы возлагаются на арендатора (абзац 2 п. 4 ст. 421 ГК РФ).

Затраты на приобретение бензина по топливным картам не признаются для целей налогового учета в полном размере ни в момент уплаты суммы авансовых платежей в счет предстоящей поставки бензина (приобретение карты), ни в момент отгрузки бензина покупателю в топливный бак и списания с топливных карт количества и стоимости проданного бензина. Это связано с тем, что заправка бензина в автомобильный бак на основании чека терминала автозаправочной станции только подтверждает факт приобретения материальных ценностей в виде бензина, но не подтверждает факт использования бензина определенным автомобилем для определенных целей. Основным документом, подтверждающим расход ГСМ, является путевой лист (письмо УФНС России по г. Москве от 30.06.2010 N 16-15/068679@).
Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152.
В письме Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354 указано, что порядок, предусмотренный приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152, обязателен для применения организациями автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта в том числе для подтверждения расходов в целях налогообложения прибыли организаций. Организации, на которых положения приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152 не распространяются, могут использовать путевые листы в качестве одного из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов, закрепив указанный порядок в учетной политике для целей налогообложения. При этом налогоплательщик также вправе использовать иные документы, подтверждающие произведенные расходы, оформленные в соответствии с требованиями законодательства РФ.
В рассматриваемой ситуации организация не является автотранспортной, поэтому она может использовать путевой лист по форме, утвержденной постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, либо разработать свою форму путевого листа, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». По вопросу оформления путевых листов также советуем ознакомиться с рекомендуемым материалом.
Представители Минфина России и налоговых органов также указывают, что основанием для учета расходов на ГСМ являются путевые листы и документы о приобретении топлива и смазочных материалов: кассовые и товарные чеки, товарные накладные и другие (смотрите письма Минфина России от 13.04.2007 N 14-05-07/6, от 29.12.2006 N 03-05-02-04/192, от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77, от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, УФНС России по г. Москве от 30.06.2010 N 16-15/068679@, от 30.01.2009 N 19-12/007413@, от 07.07.2008 N 20-12/064123.2, от 22.02.2007 N 20-12/016776, от 20.09.2005 N 20-12/66690).

Доходы физического лица, полученные от сдачи автомобиля в аренду, признаются объектом налогообложения и подлежат обложению НДФЛ. Налогообложение физического лица, являющегося резидентом РФ, производится по ставке в размере 13% (пп. 4 п. 1 ст. 208, ст. 210, п. 1 ст. 224 НК РФ).
При этом организация при выплате денежных средств физическому лицу за аренду транспортного средства (вне зависимости от вида договора аренды) является налоговым агентом и обязана удержать у налогоплательщика и уплатить сумму НДФЛ, а также представить в налоговый орган сведения о выплаченных арендодателю доходах (п. 1 ст. 226 НК РФ, п. 2 ст. 230 НК РФ, письма Минфина России от 07.11.2011 N 03-04-06/3-298, ФНС России от 01.11.2010 N ШС-37-3/14584@, УФНС России по г. Москве от 23.09.2010 N 20-15/3/100407).

Все виды установленных законодательством РФ компенсационных выплат, связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, не облагаются страховыми взносами, установленными НК РФ (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). Таким образом, не подлежит обложению страховыми взносами установленная ст. 188 ТК РФ компенсация, выплачиваемая организацией работнику за использование им личного автотранспорта в служебных целях, в размере, определяемом соглашением между организацией и таким работником (письмо Минфина России от 23.10.2017 N 03-15-06/69146, постановление ФАС Уральского округа от 29.05.2014 N Ф09-2371/14 N А76-15717/2013).
Полагаем, что данные положения распространяются и на возмещение расходов работников на приобретение ГСМ, связанных с использованием личного ТС, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях) в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником (смотрите письмо Минтруда России от 25.07.2014 N 17-3/В-347). При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного имущества для целей трудовой деятельности (письма Минфина России от 12.09.2022 N 03-04-06/65168, от 23.01.2022 N 03-04-05/3235, ФНС от 13.11.2022 N БС-3-11/8304@).

В целях главы 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ) с учетом требований п. 1 ст. 252 НК РФ.
На основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ. Нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей работников установлены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92. Суммы компенсаций сверх этих лимитов не могут уменьшать облагаемую прибыль (п. 38 ст. 270 НК РФ)*(1).

То есть под водителем здесь следует понимать любое лицо, управляющее принадлежащим организации транспортным средством, имеющее на это специальное право. Это означает, что все юридические лица и индивидуальные предприниматели, которые эксплуатируют принадлежащие им на каком-либо вещном праве (собственность, аренда, оперативное управление, безвозмездное пользование и т.п.) транспортные средства, обязаны организовывать проведение предрейсовых медицинских осмотров лиц, управляющих принадлежащими им автомобилями, вне зависимости от того, какую должность занимает работник организации, осуществляющий функции водителя.

Отметим, что путевой лист следует оформлять на каждый автомобиль, используемый хозяйствующим субъектом в служебных целях, на один день или срок, не превышающий одного месяца (пункты 9, 10 Порядка). Как буквально следует из указанной нормы значение в данном случае имеет цель использования автомобиля. Из вопроса видно, что заместитель директора использует указанный автомобиль в служебных целях, соответственно, организация обязана оформить путевой лист на автомобиль независимо от того, управляет ли заместитель указанным автомобилем по доверенности, либо на ином основании (например, приказ о закреплении служебного автомобиля за указанным работником). Иными словами, доверенность в рассматриваемой ситуации не может отменить обязанность работодателя по оформлению путевого листа. Кроме того, в указанной норме предусмотрен максимальный срок, на который может быть оформлен путевой лист. В то же время, предусматривая максимальный срок, законодательство при этом не предусматривает норм административной ответственности за оформление указанного путевого листа на более длительный срок. Единственным последствием несоблюдения требований к оформлению путевого листа, возможно, являются налоговые последствия в части признания правомерности уменьшения налогооблагаемой прибыли организации (п. 1 ст. 252 НК РФ)*(1).

Вам может понравиться =>  Фз Поправки Ст.228 Ч.2 Ук Рф

Трудовые отношения основаны на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции, под которой понимаются работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы (часть первая ст. 15 ТК РФ). Условие о трудовой функции является обязательным для включения в трудовой договор (часть вторая ст. 57 ТК РФ). Вместе с тем отсутствие в трудовом договоре (должностной инструкции) прямого упоминания об обязанности работника управлять транспортным средством, принадлежащим работодателю, не освобождает последнего от необходимости проводить предрейсовые медицинские осмотры и работника от прохождения таких осмотров, если исходя из фактических обстоятельств следует, что работник выполняет функции по управлению транспортным средством. Так, в постановлении от 19.12.2016 N 18-АД16-173 Верховный Суд РФ принял во внимание, что в обязанности работников, занимающих должность торгового представителя, входило в том числе посещение клиентов на вверенном маршруте в соответствии с маршрутным листом, а также то обстоятельство, что от лиц, претендующих на занятие указанной должности, требовалось наличие водительского удостоверения и стажа вождения не менее одного года. В результате суд пришел к выводу о том, что работники осуществляли функции водителей и, следовательно, подлежали предрейсовым медосмотрам. Анализ судебной практики показывает, что на вывод суда о распространении на работника и работодателя норм, регламентирующих проведение предрейсовых медицинских осмотров, могут повлиять и другие обстоятельства, а именно: наличие путевых листов, оформленных на работников, факт заключения работодателем в прошлом договоров с медицинскими организациями на проведение предрейсовых осмотров работников и т.д. (смотрите, например, решение Октябрьского районного суда г. Саратова Саратовской области от 22.12.2016 по делу N 12-309/2016).

Как следует из вопроса, в трудовом договоре заместителя руководителя не указано, что он в рамках своих должностных обязанностей должен управлять автомобилем, принадлежащим работодателю. По мнению представителей инспекции труда в такой ситуации организация не обязана обеспечивать прохождение им предрейсовых медицинских смотров (Вопрос: В организации на балансе есть автомобиль, который в служебных целях использует директор. Организация нетранспортная, водителя в штате нет. Необходимо ли директору проходить предрейсовые медицинские осмотры? (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», сентябрь 2015 г.; Вопрос: В нашей компании руководителям для мобильности предоставляются транспортные средства (автомобили), взятые в лизинг. Необходимо ли вышеуказанным руководителям проходить обязательные (предрейсовые и периодические) медицинские осмотры? Руководители не выполняют работы по перевозке пассажиров и грузов (просто ездят на работу с работы) (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», январь 2016 г.).

Кроме этого, в случае управления транспортным средством, на котором установлен опознавательный знак «Инвалид», водитель обязан предъявлять сотрудникам полиции документ, подтверждающий факт установления инвалидности. Как видно в отношении обязательности наличия путевого листа в составе документов, предъявляемых водителем организации сотрудникам органов полиции, в п. 2.1.1 ПДД указано, что такой документ должен быть у водителя лишь в установленных законодательством случаях.

А из самого определния «водитель» — водитель транспортного средства — лицо, управляющее транспортным средством (в том числе обучающее управлению транспортным средством). Водитель может управлять транспортным средством в личных целях либо в качестве работника или индивидуального предпринимателя.

  • Кто может быть ответственным по БДД и нужен ли он вообще?
  • Какими нормативными документами пользоваться для обеспечения БДД?
  • Нужно ли ответственному лицу обучение и аттестация по БДД?
  • Какие мероприятия проводить для выполнения ст. 20 ФЗ-196 «О БДД»?
  • Где взять полный пакет готовых шаблонов для обеспечения БДД?
  • Проверьте свою компетентность;
  • Проведите транспортный экспресс-аудит;
  • Упакуте свою работу немедленно и на 100%;
  • Составьте свою «папку нормативных актов по БДД»;
  • Возможность погрузиться в мероприятия по БДД;
  • Оцените готовые решения разного уровня экспертности.

Если рассмотреть такую ситуацию, в штате имеются сотрудники (специалист БДД, механик, руководители подразделений) все они управляют ТС самостоятельно. Хотелось бы уточнить, как со стороны буквы закона правильно оформить им (стажировки, инструктажи) т.е. Оформить приказ допуск к самостоятельному управлению служебным автомобилем с закрепление за сотрудником ТС с актом приема-передачи ТС. Необходимо-ли с такими сотрудниками проводить стажировки, и инструктажи (первичный, повторный,внеплановый по инструкции водителя) или же в их инструкциях прописывать часть инструкции водителя, и держать другой журнал так-как трудоустроены они по другим должностям.

Риск второго момента заключается в том, что если дворнику оторвет палец на токарном станке, то при разборе несчастного случая специальной комиссией выяснится, что дворник:

  • Не имел квалификации;
  • Не проходил стажировку;
  • Не проходил инструктажи;
  • Не проходил регулярные медицинские осмотры;
  • И вообще у руководства не было основания допускать его к токарному станку, так как у него нет в должностной инструкции обязанностей, прав и ответственности токаря

Как правильно управлять легковым автомобилем генеральному директору

Директор часто бывает на деловых переговорах в соседних городах. Иногда такие переговоры ведутся один день, а иногда приходится оставаться и на ночь. Как оформлять такие поездки руководителя и возмещать ему понесенные расходы (ГСМ, использование личного автомобиля)?

Суточные при однодневной командировке можно учитывать как иные прочие расходы (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ), а не как командировочные расходы. В части страховых взносов и НДФЛ требования примерно одинаковые – выплата при однодневной поездке не должна называться «суточные» в локальном нормативном акте. Кроме того, руководитель должен представить документы, подтверждающие расходы. Например, чек из ресторана (иной точки общепита) или магазинов, где директор покупал продукты.

Так, ФНС России считает, что расходы на ГСМ сотрудника, который получает компенсацию за использование личного авто, входят в сумму компенсации, даже если он поехал на этом авто в командировку (см. письмо от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199). Однако если с директором заключить (к примеру) договор аренды его авто, ГСМ можно компенсировать в полном объеме и включать его в расходы.

Если командировка на несколько дней, то оформление и оплата происходят стандартным способом. Если же командировка однодневная, то единственное ограничение – это отсутствие суточных. Однако и их можно выплачивать, важно корректно это оформить, чтобы можно было учесть указанные суммы в расходах, не начислять страховые взносы и не удерживать с них НДФЛ.

Фактический срок командировки в случае, если работник едет в командировку на собственном авто, указывается в служебной записке. Составить такую записку директор должен по возвращении из командировки. К ней прилагаются документы, подтверждающие использование автомобиля для поездки в командировку. Такими документами могут быть путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта.

ООО, в; штате только гендир, приобретен автомобиль

Затраты на ГСМ могут быть учтены в расходах, согласно п. 1 ст. 254 НК РФ и п. 2 ст. 260 НК РФ, при условии подтверждения затрат следующими документами:
— чеки АЗС на приобретение ГСМ
— путевой лист
Обязанность организации оформлять путевые листы установлена п. 14 ст. 1 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», в котором указано, что путевой лист является документом служащим для учета и контроля работы транспортного средства, водителя и п. 2.1.1 Правил дорожного движения РФ, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 23.10.1993 N 1090 «О Правилах дорожного движения», согласно которым, водитель механического транспортного средства в установленных случаях обязан иметь при себе и передавать сотрудникам полиции по их требованию для проверки путевой лист.
Унифицированные формы путевых листов утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78.
Письмо МФ РФ от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161

Форму путевого листа вы можете разработать самостоятельно, указав обязательные реквизиты, утвержденные приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 или использовать стандартную форму путевого листа для соответствующего вида транспортных средств.
Путевой лист выписывается ежедневно. В том случае, если за день осуществляется несколько поездок, то все маршруты движения должны быть отражены в путевом листе. Помимо маршрута движения, в путевом листе должна быть отражена информация о времени выезда и возвращения, а также пройденный километраж. Порядок заполнения путевых листов также указан в данном нормативном акте.
В Письме МФ РФ от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129 сказано, что отсутствие в путевом листе информации о маршруте следования автомобиля не позволяет судить об его использовании в служебных целях, поэтому данная информация является обязательной для целей подтверждения расходов на ГСМ в налоговом учете.

Обязанность по проведению предрейсовых медицинских осмотров установлена Федеральным законом от 10.12.1995 N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения». Согласно п. 1 ст. 20 этого документа компании, осуществляющие на территории России деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, обязаны организовывать и проводить предрейсовые медицинские осмотры водителей. Таким образом, можно сделать вывод, что все организации, эксплуатирующие транспортные средства, независимо от их вида деятельности, должны обеспечить проведение предрейсовых медосмотров своих работников, непосредственно управляющих автотранспортом.
За отсутствие в путевом листе отметки о прохождении водителем предрейсового медосмотра инспектор ДПС может оштрафовать. Согласно Приказу Минтранса РФ от 06.04.2017 N 141, который вступил в законную силу 25.12.2017, предусмотрена ответственность за отсутствие предрейсовых медицинских осмотров:
руководителя – 5000 рублей
организации или предпринимателя – 30 000 рублей
Такие меры ответственности предусмотрены п. 2 ст. 12.31.1 КоАП

Вам может понравиться =>  Входят Ли Расходы По Нотариальному Заверению Документов В Цену Иска По Осаго

Должностная инструкция водителя

  • управление автомобилем,
  • своевременное прибытие на рабочее место и подача автомобиля к подъезду организации, а также постановка автомобиля в гараж после рабочей смены;
  • своевременная заправка топливом, доливка масла, и добавление прочих жидкостей, нужных для работы автомобиля;
  • следование правилам дорожного движения, соблюдение всех дорожных знаков, своевременное ознакомление со всеми изменениями, законодательно вносимыми в ПДД;
  • обеспечение безопасности пассажиров во время нахождения за рулем и движения автомобиля;
  • обеспечение сохранности имущества, находящегося в багажнике автомобиля;
  • контроль за сохранностью и целостностью самого автомобиля, в том числе оставление его на парковках и стоянках только с включенной сигнализацией, блокировка всех дверей и окон как во время движения, так и во время остановок;
  • ежедневный осмотр технического состояния автомобиля, своевременное устранение выявленных неисправностей собственными силами или при помощи специализированных автосервисов;
  • содержание автомобиля в чистоте и порядке, в том числе ежедневное утреннее мытье автомобиля на автомойке и еженедельная химчистка салона;
  • заблаговременная подготовка к дальним поездкам, ознакомление с картой местности и дорожными картами, выбор наиболее коротких маршрутов;
  • исключение употребления любых лекарств, препаратов, продуктов и жидкостей, способных повлиять на работоспособность водителя, концентрацию внимания, координацию движений и реакцию;
  • работа с маршрутными и путевыми листами, в том числе внесение сведений в документы по километражу, расходованию бензина и масла, пунктах назначения поездок и т.д., своевременное предоставление документации для отчетности;
  • выполнение распоряжений и поручений непосредственного руководителя.
  • бережное отношение к вверенному автомобилю.

Составлением должностной инструкции занимается обычно юрист предприятия или же специалист кадрового отдела. Оформляется она в одном экземпляре, но если водителей на предприятии несколько, то затем распечатываются ее копии в необходимом количестве.

  • делать руководству аргументированные и обоснованные предложения по улучшению и оптимизации работы как себя лично, так и организации в целом;
  • самостоятельно принимать решения для обеспечения безопасности как себя лично, так и пассажиров при движении автомобиля;
  • требовать от руководства обеспечения безопасности труда;
  • получать всю необходимую информацию от работников автосервисных предприятий о ремонте автомобиля;
  • вносить предложения по оптимизации маршрутного движения, в т.ч. для сокращения финансовых затрат на поездки;
  • участвовать в любых корпоративных мероприятиях (совещаниях, обсуждениях, собраниях), непосредственно касающихся его деятельности;
  • вносить конструктивные предложения для устранения выявленных в процессе работы нарушений, ошибок, недочетов;
  • вступать в коммуникации с представителями любых структурных подразделений компании для решения вопросов, входящих в его компетенцию;
  • отказаться от выполнения рабочих функций при наступлении угрозы жизни или здоровью.

Для водителя, как и для любого другого сотрудника предприятия, предусмотрена должностная инструкция. Этот документ регламентирует перечень обязанностей, прав и ответственность водителей. И хотя он не относится к обязательным нормативным актам предприятия, юристы рекомендуют как можно точнее и тщательнее прописывать положения и пункты в данном документе, чтобы в дальнейшем не возникало возможности их двойного толкования.

В первом разделе под названием «Общие положения» для начала следует отметить, к какой категории работников относится водитель (рабочий, технический персонал, специалист и т.д.), затем указывается, кому он подчиняется и кто его замещает в случае такой надобности (здесь достаточно указывать должности уполномоченных сотрудников, без фамилий). Далее в документ вносятся квалификационные требования к водителю (специализация, образование, дополнительная проф.подготовка), а также требуемый опыт работы и стаж. Тут же стоит указать, на основании каких документов происходит назначение водителя и снятие его с должности.

Использование служебного автомобиля в личных целях

  • транспорт должен быть под строгим контролем, использоваться только в служебных целях и только в рабочее время;
  • сотрудникам разрешено использовать транспорт личных целях в нерабочее время (требуется соответствующая регламентирующая документация — инструкции, протоколы, узаконенные правила).

Еще один, более простой и законный способ использовать служебный автомобиль в личных целях — аренда. Но не аренда авто сотрудником у компании, а наоборот: аренда компанией личного транспорта сотрудника. При этом, аренда может быть оформлена как на само авто, так и на машину с водителем.

Первый вариант понятен и прозрачен — все затраты проводятся по бухгалтерской отчетности. Во втором случае компания должна четко определить «правила игры» и сформулировать в инструкциях основные вопросы: как компенсируется расход ГСМ, как контролируется пробег по спидометру, как ведется отчетность по использованию транспорта, и как используются автомобили.

Использование служебного транспорта в личных целях директором коммерческой компании или сотрудниками фирмы — явление в Российском бизнесе достаточно частое. Нередко оно рассматривается как дополнительный элемент мотивации сотрудников. Насколько законно и безопасно так использовать машину?

  • в документах (инструкции, правила компании, договора) сразу указывается лимит количества топлива или стоимости ГСМ, и эту сумму в конце отчетного периода сотрудник возмещает компании;
  • сотрудник, эксплуатирующий авто, получает на руки оговоренную сумму на расходы;
  • сумма затрат прописывается в договоре аренды (любом из вариантов).

В целях оформления путевых листов нужно определиться с тем, кого законодательство считает пассажирами. Это любые физические лица, кроме водителя, находящиеся в транспортном средстве, а также лица, которые садятся в транспортное средство и выходят из него (п. 1.2 Правил дорожного движения). Таким образом, под пассажирами понимаются любые физ лица, за исключением водителя автомобиля.

Делать это должны и компании-перевозчики и организации, использующие транспорт для удовлетворения собственных потребностей (п. 9 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152, ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). Встает вопрос, нужен ли путевой лист директору на служебный автомобиль ?

Если руководитель ездит по служебным делам один, то путевой лист директору на личном авто , равно как и на служебном, не нужен. Обязанность заполнять путевые листы в случаях, когда нет факта пассажиро- и грузоперевозок действующее законодательство не содержит.

Таким образом, опираясь на законодательство и выводы судов, на вопрос: нужен ли путевой лист директору на служебную машину , можно ответить однозначно. Этот документ не нужен. Однако нужно понимать, что отсутствие путевого листа может повлечь за собой претензии налоговой инспекции, которая усомнится в экономической целесообразности и документальном подтверждении расходов на эксплуатацию автомобиля. Поэтому безопаснее эти документы оформлять.

За личное пользование служебным автомобилем надо заплатить НДФЛ

При этом доходом налогоплательщика признается экономическая выгода, полученная в том числе в натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая по правилам главы 23 НК РФ (п.1 ст.41 НК РФ).

В самой главе 23 НК РФ порядка определения размера получаемой физическим лицом экономической выгоды нет. Хотя из ее содержания можно сделать вывод, что в целях выполнения налоговым агентом своих обязанностей организация должна принимать все возможные меры по оценке и учету экономической выгоды (дохода), получаемой физическими лицами.

Порядок оформления использования служебного автомобиля в личных целях прямо законом не установлен, но вы можете предусмотреть такую возможность в трудовом договоре, а также в специальном локальном нормативном акте. После этого рекомендуем издать приказ об использовании служебной машины в личных целях и составить акт приема-передачи транспортного средства.

Так как положений, предусматривающих освобождение от обложения налогом на доходы физических лиц безвозмездного пользования служебным автомобилем в личных целях, статья 217 НК РФ не содержит, указанный доход подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке. При получении налогоплательщиком дохода от организаций и индивидуальных предпринимателей в натуральной форме в виде товаров (работ, услуг), иного имущества налоговая база определяется как стоимость этих товаров (работ, услуг), иного имущества, исчисленная исходя из их цен, определяемых в порядке, аналогичном предусмотренному статьей 105.3 НК РФ (п.1 ст. 211 НК РФ, письмо Минфина России от 09.03.2017 № 03-04-05/13125).

Для получения компенсации сотруднику необходимо подать заявление с указанием периодичности использования личного транспорта в служебных целях, приложив к заявлению копию свидетельства о регистрации транспортного средства и документы (квитанции, кассовые чеки и т.п.) подтверждающие понесенные сотрудником расходы на ГСМ.

С суммы арендной платы необходимо исчислить НДФЛ, а вот страховыми взносами данная выплата не облагается на основании п. 4 ст. 420 НК РФ. Взносы на страхование от несчастных случаев организация может уплачивать, но только в том случае, если такая обязанность будет четко закреплена условиями договора аренды.

В случае использования личного автомобиля в служебных целях законодательство предусматривает возможность заключить с сотрудником договор аренды с экипажем, договор аренды без экипажа или заключить соглашение о компенсации за использование автотранспорта.

Какие возможно оформить договоры, и как учесть выплаты в пользу сотрудников в расходах компании рассмотрим в данной статье. Уточним сразу, что плательщиками транспортного налога согласно положениям ст. 357 НК РФ признаются собственники транспортного средства, соответственно налог уплачивает непосредственно сотрудник — арендодатель. при любом оформлении использования личного транспортного средства в служебных целях.

  • если на арендованных автомобилях перевозятся пассажиры или грузы, то использование путевого листа обязательно.
  • если перевозка грузов или пассажиров не осуществляется, то, как указало в своем письме УФНС по г. Москве от 09.07.2022 г. № 16-15/116577@ путевой лист является лишь одним из первичных документов, подтверждающих произведенные расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.

Специалисты ведомства указали на то, что если налогоплательщики, не относятся к организациям автомобильного транспорта, которые обязаны руководствоваться Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов», то они могут использовать путевые листы в качестве лишь одного из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов, закрепив указанный порядок в учетной политике для целей налогообложения прибыли.

Как списать бензин на личный автомобиль директора? Аренда личного автомобиля директора

  • Компенсации. Использование автотранспорта в этом случае фиксируется в локальных актах. Также это может быть указано в трудовом договоре или коллективном соглашении. При этом процессуальные процедуры доводятся до минимума, и работодатель может гибко регулировать трудовой процесс. Однако выплата компенсации директору за использование личного автомобиля делает его менее защищенным.
  • Аренда. Для понижения фактических расходов, а также оптимизации учета всех расходов может быть использована аренда. При этом компания, по сути, арендует транспортное средство без водителя, и работник уже ездит на служебной машине, то есть находящейся на балансе компании. В договоре может быть предусмотрена полная схема возмещения расходов на автомобиль. Но у этого способа есть и недостатки.
  • Ссуда. При безвозмездной ссуде также возможно использовать личный автомобиль в служебных целях. В этом случае сотрудник не получает вознаграждение за предоставление ТС напрямую, но общая налоговая нагрузка, а также отчисления с аренды будут понижены. При этом автомобиль оформляется на баланс компании.
  • Договор ГПХ. Иногда целесообразно заключать с водителем договор ГПХ на оказание услуг по перевозке товаров или пассажиров. Этот способ имеет целый ряд как преимуществ, так и недостатков.

Важно учитывать и то, что затраты на топливо – нормируемые. Несмотря на то что НК РФ не предусмотрены ограничения по учету затрат на бензин при исчислении налога, соответствующие нормы указываются в Методических рекомендациях «Нормы расхода ГСМ на автотранспорте». Их должны использовать не только автотранспортные компании, но и те, которые эксплуатируют ТС. Их учитывают при налогообложении.

Расходы, которые принимаются при вычислении налога на прибыль, должны являться обоснованными экономически, а также подтвержденными документально. Не являются исключением и расходы, которые предназначены для легковых автомобилей. Однако если, помимо служебных целей, автотранспорт применяется для личных нужд или личный транспорт используется в служебных целях, могут появиться сложности с налоговым учетом. К примеру, вопросы могут касаться того, как списать бензин на личный автомобиль директора. Поговорим об этом в своей статье.

Могут применяться и иные способы, позволяющие списать бензин на личный автомобиль директора. Он не освобождается от обязанности выписывать ПЛ, а также оформлять командировки и иные служебные поездки должным образом. Но на практике это требование исполняется не всегда.

При командировке, в том числе при использовании директором личного автомобиля в служебных целях, ему компенсируются расходы по проезду, найму жилья и дополнительные траты (суточные и другие расходы, которые осуществляются с разрешения работодателя). Об этом говорится в ст. 168 ТК РФ. Возмещения производятся на основании Инструкции СССР, Госкомтруда и ВЦСПС № 62 «О служебных командировках в пределах СССР». Однако этим документом не предусматривается оплата топлива. Но его стоимость можно включить в командировочные расходы за проезд.

Я единственный учредитель и директор предприятия, пользуюсь служебным легковым автомобилем исключительно в личных, некоммерческих целях

Согласно указаниям по применению и заполнению указанной формы, она является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю. При этом путевой лист выдается только на один день или смену. На более длительный срок он выдается в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).

Путевой лист легкового автомобиля», утвержденная постановлением Госкомстата России от 28.11.97 N 78 по согласованию с Минфином России, Минэкономики России, Минтрансом России в составе комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте, распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных автомобилей, специализированных и такси), и носит обязательный характер.

Заполнение раздела «Движение горючего» производится в полном объеме по всем реквизитам, исходя из фактических затрат и показателей приборов. Соответственно и расходы на бензин списываются по кассовым чекам, талонам или другим документам на основании путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега.

Не допускается наличие в унифицированных формах незаполненных реквизитов. В соответствии с действующей нормативно-правовой базой (Федеральный закон «О бухгалтерском учете» и Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное приказом Минфина России от 29.07.98 N 34 н) ответственность за достоверность содержащихся в документах данных, правильность их оформления, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Машина для гендиректора: как не прогадать при покупке

Самый простой и очевидный вариант — купить машину на собственные средства. Для этого достаточно выдать самому себе жалованье в размере стоимости автомобиля и заплатить автодилеру за понравившуюся модель. Как это часто бывает, самый легкий путь на поверку оказывается самым затратным. Давайте посчитаем.

Более того, оформление на организацию позволит отнести траты на топливо, масло, сервис, шиномонтаж, стоянку и прочие издержки, связанные с владением автомобилем, на расходы компании. Такой ход сократит налогооблагаемую базу, что обеспечит фирме дополнительную экономию по налогу на прибыль.

Можно пойти другим путем и купить автомобиль на дивиденды. Для этого вам надо выплатить себе как участнику или акционеру общества дивиденды из чистой прибыли организации. Это поможет сэкономить на НДФЛ и страховых взносах. Но при этом придется уплатить налог на прибыль (20%) и налог на дивиденды (13%), что сводит достоинства такого способа покупки к минимуму.

Резюме: Приобретение автомобиля на зарплату — способ сколь простой, столь и затратный. Минусы настолько перевешивают плюсы, что мы смогли придумать только одно оправдание такому шагу: нежелание лишний раз нагружать бухгалтерию. Но выгода слишком высока чтобы от неё отказываться.

Но и это еще не все. Покупка автомобиля на компанию позволяет НДС со стоимости автомобиля поставить к зачету. В этом случае фактическая стоимость приобретения будет равна цене автомобиля за вычетом НДС. Это дает возможность сэкономить дополнительно примерно 15% от цены автомобиля, по которой ее приобрело бы физическое лицо (при ставке НДС 18%).

Водитель лекгового авто — директор

Что такое путевой лист? Когда и в каких случаях они нужны? Когда и в каких случаях надо их предъявлять сотрудникам ГИБДД?
С подобными вопросами в последнее время я встречаюсь очень часто. Действительно, что такое водительское удостоверение и ПТС с доверенностью знают почти все, а вот путевой лист — это нечто вроде кантовской «вещи в себе». В самом деле, Правила дорожного движения в пункте 2.1.1 прямо требуют от водителя иметь при себе и передавать для проверки сотрудникам милиции «в установленных случаях путевой лист и документы на перевозимый груз:», но расшифровку этих установленных случаев не дают. Поэтому разжую это для Вас по пунктам. А лучше, уточню в каких случаях путевой лист не нужен.
Итак, путевой лист для юридических лиц всех форм собственности — это «унифицированная форма первичной учетной документации» (согласно Постановления Госкомстата РФ от 28.11.97 ©78, согласованного с Минтрансом). Он бывает 7 различных видов:

— © 3 «Путевой лист легкового автомобиля»,
— © 3спец «Путевой лист специального автомобиля»,
— © 4 «Путевой лист легкового такси»,
— © 4-с и 4-п «Путевой лист грузового автомобиля» (повременная и сдельная форма),
— © 6 «Путевой лист автобуса»,
— ©6спец «путевой лист автобуса не общего пользования».
Данные путевые листы выписываются в случаях «:при выполнении работы автомобилем по перевозке грузов на условиях оплаты за работу автомобиля по повременным тарифам; :при осуществлении перевозок грузов на условиях оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам; :при выполнении работы грузовым автомобилем по перевозке грузов в междугородном сообщении; :при коммерческой перевозке пассажиров, в том числе междугородней»
Другая ситуация для ПБОЮЛов и ЧП. Для них Приказом Минтранса РФ от 30.06.2000 за © 68 (зарегистрирован в Минюсте РФ 3.07.2000 за © 2298) введены путевые листы:

— © ПГ-1 «Путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя»,
— © ПА-1 «Путевой лист автобуса индивидуального предпринимателя»
— © ПЛ-1 «Путевой лист легкового автомобиля индивидуального предпринимателя»
Эти формы обязательны для индивидуальных предпринимателей «:эксплуатирующих автотранспортные средства на правах собственности, аренды или других законных основаниях, при осуществлении ими перевозочной деятельности на коммерческой основе, а также за собственный счет для производственных целей».
И все бы ничего, да вот вопрос: «А если легковой автомобиль приобретен на фирму, а пользуется им, предположим, менеджер / генеральный директор / его брат / сват для поездок по собственным нуждам? А если он везет свою семью / любовницу / чемоданы / картошку / иные личные вещи, к примеру, домой / на дачу / в аэропорт / в театр. »
Так как в данном случае не идет речи ни о коммерческой перевозке груза между грузоотправителем и грузополучателем (везу свой личный хлам!), ни о коммерческой перевозке пассажиров (я лично с жены деньги за проезд до театра на доверенной машине не беру, а Вы?), ни об иных производственных целях (на дачу я еду! На-да-чу!), то здесь о путевом листе не может быть и речи! А вот что Вы действительно должны иметь, так это доверенность на право управления автомобилем.
Таким образом, если выражаться на юридическом языке, то в указанном выше случае никто не вправе требовать от Вас документа, иметь который при себе Вы не обязаны.

22 Фев 2022              301      
Популярное
Свежие комментарии
    Свежие записи

    © 2024 В пределах закона · Копирование материалов сайта без разрешения запрещено

    Adblock
    detector