Авансовый Отчет На Возврат Затрат На Билеты Образец Заполнения
Содержание
- сведения об организации, выдавшей деньги,
- сотруднике, их получившем,
- точная сумма средств,
- цели, на которые они были предназначены.
- здесь же отражаются произведенные расходы с приложением всех подтверждающих документов. Кроме того, отчет содержит подписи сотрудников бухгалтерии, выдавших деньги и принявших остаток, а также того работника, на которого были оформлены подотчетные средства.
Ставить печать на документе не обязательно, поскольку он является частью внутреннего документооборота компании, к тому же с 2016 года юридические лица, как ранее и ИП имеют полное законное право не использовать для визирования бумаг оттиски печатей и штампов.
Образец заполнения авансового отчета в 2022 — 2022 годах
- С 30.11.2022 данный отчет составляется в течение того количества рабочих дней, которое установлено в локальных актах работодателя, с момента:
- истечения срока, на который выданы средства, указанного в заявлении работника о выдаче денег под отчет;
- выхода сотрудника на работу, если срок, на который выданы деньги, истек в период его болезни или отпуска;
- возвращения работника из командировки.
Требование о 3-х дневном сроке представления отчета с 30.11.2022 исключено указанием Банка России от 05.10.2022 № 5587-У. Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.
Авансовый отчет в 1С 8
Предлагаем рассмотреть, как происходит формирование авансового отчета в программе 1С Бухгалтерия редакция 3.0. Для примера возьмем два вида: за купленный товар и за проезд на транспорте (поезде). Изначально денежные средства передаются сотруднику через документ «Выдача наличных» по расходно-кассовому ордеру. Находится он в журнале «Кассовые документы», пункт меню «Банк и касса»:
Нажимаем «Провести» и посмотрим, какие проводки сформировались: Дт71.01 — Кт50.01 – расход из кассы. Эта сумма была передана подотчетному лицу на покупку некоторого товара. А теперь выдадим другую сумму другому лицу на проезд. Аналогичным образом формируем документ «Выдача наличных». Общий расход денег можно посмотреть в оборотно-сальдовой ведомости по 71 счету. Будет отображаться, кому и какая сумма была выдана:
- Если сделали какую-то неправильную запись (Например: сотруднику выдали в подотчет 5 000 руб. на канцтовары. Фактическая стоимость составила 4 278,13 руб. При заполнении авансового отчета сотрудник допустил ошибку, указал сумму расхода 4287,13.) В данном случаи необходимо зачеркнуть одной строкой
4 278,13, прописать верную сумма 4 287,13 с пометкой исправленному верить, при этом исправленная запись должна быть читаемой; - Рядом сделать отметку «исправлено»;
- Ответственный сотрудник должен заверить исправление своей подписью.
- Административная ответственность за отсутствие первичных документов. Данное нарушение приравнивается к грубейшему нарушению требований к бухучету и бухгалтерской отчетности и предусматривает штраф до 10 000 рублей. При повторном нарушении штраф возрастает до 20 000 руб. (ст. 15.11 КоАП)
- В части налогового законодательства это влечет за собой штрафные санкции доначислений сумм за неуплату НДФЛ и страховых взносов, недоимки по налогу на прибыль (налогу при УСН). Санкции предусматривают штраф для организации или ИП в размере 20% от суммы доначислений (ст. 122, 123 НК)
Авансовый отчет по командировке
В авансовом отчете работник отчитывается о тратах, совершенных в связи с командировкой. Этот документ свидетельствует о целевом расходовании средств компании и должен быть подкреплен соответствующими документами: чеками, билетами, договором аренды и так далее. Их нужно указать в отчете и приложить к нему же в качестве доказательств.
Для подтверждения проживания распечатывают бронь гостиницы, прикладывают счет из гостиницы и кассовый чек, а если у владельца нет кассовой машины, то счет-фактуру — квитанцию, заполненную от руки и заверенную печатью. Если командированный снимал частную квартиру, ему нужно получить подписанный хозяином договор и акт об оказанной услуге, в которых прописаны сроки проживания и сумма оплаты.
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации или иным лицом, имеющим соответствующие полномочия. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
Если рассматриваются дни, когда приобретаются товарно-материальные ценности или работнику оказываются какие-либо услуги, то могут возникнуть вопросы, связанные с привлечением работника к выполнению трудовых обязанностей в выходные дни. Порядок работы в выходные дни установлен Трудовым Кодексом РФ и контролируется трудовой инспекцией. Поэтому лучше избегать оформления документов в выходные дни, а как положено, отдыхать от работы. Не рекомендуется приглашать на представительский обед партнеров по бизнесу в выходной день или праздник.
- сумма израсходованных средств превышает выданные подотчетные денежные средства. В оборотно-сальдовой ведомости такие суммы будут отражены в кредитовом сальдо и представляют собой задолженность организации перед сотрудником. В таком случае сотруднику будут выданы денежные средства для погашения возникшей задолженности. Операции по выдаче подотчетных сумм аналогичны рассмотренным выше при первоначальной выплате.
- после предоставленного авансового отчета подтвержденные расходы меньше ранее выданной суммы. В таком случае сотрудник может или использовать остаток денежных средств для других приобретений и подать новый авансовый отчет, или вернуть неиспользованные средства в предприятие.
Заполняем реквизиты документа расходов для печатной формы авансового отчета. Аналогично заполнению закладки “Товары” в случае, если поставщиком был предоставлен счет-фактура, установим отметку о его наличии и заполним реквизиты. После проведения авансового отчета полученный счет-фактура будет сформирован в системе автоматически.
В Авансовом отчете по командировкам нет вкладок, т.к. он не подразумевает внесение оплаты или приобретение ТМЦ. Как и следует из названия, этим документом отражаем только командировочные расходы. Теперь посмотрим, как заполнить шапку и табличную часть нашего документа.
Не секрет, что у любой Организации достаточно часто возникает необходимость оформить покупку через авансовый отчет. И чтобы сделать авансовый отчет сразу правильно и без ошибок любому бухгалтеру хочется иметь образец заполнения документа в 1С. Разные виды операций в авансовом отчете в 1С 8.3 Бухгалтерия добавляют вопросов, а что же выбрать и как заполнить документ. Давайте разбираться:
Какие документы нужны для отчета по командировке
- заполнение осуществляется на бумажном носителе или с помощью компьютерной техники;
- достаточного одного экземпляра, подготовленного подотчётным лицом и сотрудником бухгалтерии;
- нужно представить документы, подтверждающие затраты (квитанции, чеки, проездные билеты), и вычислить общую сумму издержек.
- пассажирский билет, багажная квитанция или посадочный талон со штампом о досмотре в случае, если сотрудник пользовался услугами воздушного перевозчика;
- билет или выписка из автоматизированной системы управления, если речь идёт о железнодорожном транспорте;
- чек ККТ или БСО на оплату за пользование легковым такси;
- путевой лист и квитанция АЗС, если поездка совершена на личном автомобиле;
- договор аренды ТС, акт приёма-передачи, возврата, кассовый чек на оплату найма транспортного средства.
Наличие авансового отчета подотчетного лица индивидуального предпринимателя, находящегося на УСН, не является обязательным. Законодательством не предусмотрены нормативные документы, устанавливающие обязанность и сроки подачи отчетности по авансу для ИП на упрощенке.
В завершении оформляется расписка бухгалтера, которая отрезается и передается служащему. Отрезная часть подтверждает факт того, что сотрудник отчитался за выданный аванс и предоставил все необходимые документы. Бухгалтер под свою подпись заполняет данные: Ф.И.О. ответственного работника, реквизиты АО-1, сумму аванса прописью, количество оправдательных документов и дату, в которую отчитался служащий. Бухгалтер подписывает документ, только если отчетность предоставлена в положенный срок.
Авансовый отчет в “1С: Бухгалтерия предприятия”
В данной статье мы рассмотрим оформление авансового отчета в конфигурации “1С:Бухгалтерия предприятия“ ред.3.0. Операции с подотчетными суммами обычно связаны с выдачей денежных средств и отчетом сотрудника об их использовании. По факту подтверждения расходов осуществляется окончательный расчет с подотчетным лицом по возврату неиспользованных денежных средств, если такие есть, или по выплате ему разницы между потраченными и выданными ранее подотчетными суммами.
- сумма израсходованных средств превышает выданные подотчетные денежные средства. В оборотно-сальдовой ведомости такие суммы будут отражены в кредитовом сальдо и представляют собой задолженность организации перед сотрудником. В таком случае сотруднику будут выданы денежные средства для погашения возникшей задолженности. Операции по выдаче подотчетных сумм аналогичны рассмотренным выше при первоначальной выплате.
- после предоставленного авансового отчета подтвержденные расходы меньше ранее выданной суммы. В таком случае сотрудник может или использовать остаток денежных средств для других приобретений и подать новый авансовый отчет, или вернуть неиспользованные средства в предприятие.
1. Кассовые чеки. С 1 июля 2022 года чеки обязаны выдавать или отправлять через электронную почту все продавцы, в том числе и индивидуальные предприниматели. Следовательно, онлайн-чек или чек, распечатанный на кассе, необходимо требовать за любую покупку. Электронный чек так же вполне подходит и имеет юридическую силу, как и распечатанный. В этом случае в авансовом отчете важно указать «электронный чек». Если аванс был выдан на топливо, то к чеку нужно приложить путевой лист.
Основанием для выдачи аванса может послужить приказ или распоряжение руководителя Организации, заявление от сотрудника. С 2022 года написание заявления от сотрудника не является обязательным. Заявление пишется в произвольной форме, где указывается сумма и на что нужны денежные средства. В этом случае следующим шагом будет подписание директором Организации данного документа.
Оборотная сторона авансового отчета заполняется совместно сотрудником, получившим деньги под отчет и бухгалтером, проверяющим данный документ. Третья часть отчета содержит данные о подтверждающих расходы документах и сумме расходов по каждому из них. Бухгалтером в таблицу, в свою очередь, вносятся сведения о подтвержденных суммах расходов и данные счетов, на которые будут отнесены затраты.
Распорядительный документ составляется руководителем организации или ИП и служит основанием выдачи денег под отчет. Денежные средства могут быть выданы и без заявления сотрудника только на основании приказа руководителя (ИП). Обратите внимание, что распорядительный документ должен составляться на каждую выдачу средств под отчет.
На практике бывают ситуации, когда работник получает подотчетные на карту, а потом снимает их и тратит наличными. В этом случае достаточно приложить кассовые и товарные чеки. Квитанция о снятии наличных в банкомате не требуется. Это подтвердили «УНП» опрошенные налоговики.
Документ составляют в одном экземпляре. На основании утвержденного отчета бухгалтерия списывает подотчетные суммы на расходы, сотрудник вносит в кассу неизрасходованный аванс, а также бухгалтерия выдает сотруднику сумму перерасхода по расходному кассовому ордеру.
Как правильно составить авансовый отчёт по командировке в 2022 году
Схема может корректироваться в зависимости от организационной структуры конкретной компании. Ведь в малом бизнесе зачастую есть только один штатный бухгалтер, а может его и не быть, функции же главбуха возлагаются на директора, который и расписывается один за всех. Но общее правило в том, что отчёт должны утвердить главный бухгалтер и директор, а перед подписанием всю документацию желательно проверить профессионалу.
- билеты;
- распечатанные бланки электронных билетов (маршрут-квитанций);
- посадочные талоны, прилагаемые к маршрут-квитанции электронного билета на самолёт;
- товарные чеки;
- бланки строгой отчётности;
- командировочное удостоверение, если в организации принято выписывать такие документы;
- отчёт о выполнении служебного задания, если его оформление практикуется в компании.
