Служебное задание на командировку обязательно или нет
Содержание
Многим организациям удобнее заключить договор с определенным сервисом и покупать билеты с корпоративного счета. На Туту.ру можно оплатить билет личной банковской картой, а можно завести бизнес-аккаунт и оформлять билеты всем сотрудникам с корпоративного депозита. Подробнее о бизнес-аккаунте
В отчете нужно указать, сколько денег получено на командировку, сколько израсходовано, есть ли остаток или перерасход. Когда бухгалтеры получат все документы и сверят траты с выданным авансом, будет произведен перерасчет. Если командированный получил больше, чем потратил, придется вернуть лишние средства. Если наоборот, трат было больше, чем выдано денег (и это не противоречит положению о командировках), оставшиеся средства перечислят на счет командированного.
- что может быть целью рабочей поездки;
- кого могут отправлять в командировку;
- каков размер суточных для командировочных по России и за границей;
- какие виды расходов покрывает фирма, в том числе дополнительные (например, расходы на деловые ужины, трансфер, такси).
В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездку и сопутствующие траты, принято составлять служебную записку начальству — обычно это делает руководитель командированного. В документе прописываются сроки и цель поездки, ФИО и должность командированного.
- собрать все отчетные документы (договоры, чеки, посадочные талоны);
- заполнить авансовый отчет (инструкция);
- если сотрудник потерял какой-либо чек или посадочный талон на самолет, то ему нужно составить служебную записку на возмещение потраченных средств.
Несмотря на то, что с 2015 года командировочное удостоверение перестало быть обязательным документом для подтверждения командировочных расходов, применять его закон не запрещает. Таким образом, компания вправе закрепить во внутренних документах организации необходимость его оформления в случае направления работника в служебную поездку.
Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре, вручается работнику, который направляется в командировку для выполнения служебного задания. В каждом пункте назначения в удостоверении делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются принимающей стороной (подписью соответствующего сотрудника и печатью при ее наличии). Таким образом, если компании по-прежнему удобно оформлять командировочное удостоверение, то она вправе это делать, закрепив в ЛНА. Применение данного документа вкупе со служебным заданием подтвердит расходы компании.
Командировочное удостоверение — это документ, удостоверяющий время нахождения сотрудника в служебной поездке. Несмотря на то, что с 2015 года компании не обязаны оформлять данный документ, многие работодатели по-прежнему его применяют. В нашей статье мы расскажем о том, есть ли необходимость оформлять командировочное удостоверение в 2022 году.
Постановлением кабмина от 13.10.2008 № 749 утвержден перечень документов, которые в обязательном порядке организация обязана оформлять при отправлении работников в командировку. До начала 2015 года в этом списке значилось командировочное удостоверение. Его форма приведена в постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 (форма № Т-10).
До 2015 года компания не могла подтвердить расходы на служебную поездку без командировочного удостоверения. Об этом неоднократно заявляли чиновники (письма Минфина РФ от 26.05.2008 № 03-03-06/2/60, от 24.04.2008 № 03-03-06/2/45, от 07.11.2007 № 03-03-06/2/206). Однако судьи считали, что расходы на командировку можно подтвердить также приказом (см. например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 04.10.2011 № А27-16987/2010 и от 07.05.2007 № Ф04-2644/2007(33834-А45-14), ФАС Московского округа от 19.12.2008 № КА-А40/10864-08 и от 07.09.2010 № КА-А40/10200-10-2).
Работник направляются в командировку на определенный срок на основании письменного решения работодателя. Поэтому обязательно издается приказ (можно использовать форму Т-9), где указывается вся та информация, которая ранее входила в командировочное удостоверение и служебное задание.
Ключевые правила, раскрывающие специфику служебных командировок, содержатся в ст. 166 ТК РФ. В ней говорится, что служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Ранее в комплект обязательных командировочных документов входили служебные задания и командировочные удостоверения. Но с 8 января 2015 года эти документы упразднены. Теперь направление работника в служебную командировку производится на основании правового акта (приказа, распоряжения) работодателя.
Выдача подотчетных средств производится на основании распорядительного документа руководителя — приказа, распоряжения, решения. Это также может быть письменное заявление командированного сотрудника, в котором стоит надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, его подпись и дата. Подробнее об этой процедуре читайте в статье «Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами».
Прежде всего компании, которые направляют своих сотрудников в служебные командировки, должны иметь разработанное положение о командировках. В этом локальном нормативном акте прописываются размер суточных, размер компенсации расходов и другие важные детали.
Особенности составления служебного задания на командировку
В нем не только указывается цель поездки, как в приказе, но и дается более развернутый перечень задач, которые обязан выполнить командированный сотрудник для ее достижения. Такая подробная форма изложения задания удобна: она дает возможность избежать недоразумений и неточностей при выполнении служебного поручения работнику и легко проконтролировать исполнение администрации.
Предварительный расчет дней отсутствия сотрудника делается до отправки и вносится в текст задания. Срок командировки фактический определяется прежде всего по документам на проезд. Начальной точкой считается дата отправления транспорта от места, где член рабочего коллектива трудится постоянно.
Служебные командировки — отвлечение сотрудников от постоянного места работы, поездки для выполнения задания руководства — должны быть надлежащим образом оформлены. Раньше служебное задание оформлялось вместе с командировочным удостоверением и приказом по организации. Какую роль играет служебное задание при отправке в командировку в настоящее время, как оформить документ и каковы правила документооборота по нему – обо всём далее.
Оформление служебного задания командированному сотруднику может быть поручено его непосредственному начальнику, например, главному инженеру, если командируется рядовой инженер. Достаточно часто оформлением занимается работник кадровой службы на основании докладной записки руководителя подразделения, утвержденной руководителем фирмы.
Постановление №749 такой вид документа не упоминает, в связи с чем считается, оформлять его у организации обязанности нет. Если командировка срочная, проще обойтись и письменным приказом по организации, нарушением это считаться не будет. Однако, если предстоит серьезная длительная поездка, задание сотруднику все же стоит изложить в наиболее ясной, подробной форме, отдельным документом. Обычно составляется служебная записка или, более привычное работнику и руководству, служебное задание.
Служебное задание на командировку: обязательно ли оформлять в 2022 году, скачать образец
Осуществление хозяйственной деятельности субъектом бизнеса может потребовать, чтобы его интересы были представлены в других муниципалитетах и регионах. Для этого руководство компании может отправить свои работников в служебную поездку, цель и задачи которой должно содержать выданное им служебное задание на командировку. При этом основанием для его формирования является приказ на командировку.
В 2015 году Постановление, устанавливающие обязанность работодателя составлять целый ряд документов по оформлению служебных поездок, утратило свою силу. Решение как производить оформление командировки теперь остается за администрацией компании.
Формирование служебного задания производится руководителем компании, после того как на основании представленных служебных записок о необходимости поездки, составлен приказ на командировку. Именно руководитель должен определить конкретные задачи предстоящей поездки.
- Цель записки проставляется в служебной записке на поездку, служебном задании либо ином документе, который служит основанием для осуществления командировки;
- В количество дней поездки включается все то время, какое работник отсутствует на своем месте, включая дни нахождения в дороге;
- Местом назначения обычно считается наименование страны, города и принимающей компании. В случае, когда работник едет в длительную поездку с посещением нескольких населенных пунктов — обязательно нужно перечислить их все. Кроме этого, сотрудник может направляться не в конкретную компанию, а для поиска новых партнеров — тогда можно не записывать название принимающей компании, а только город.
- 1 — проставляется обозначение подразделения, в котором работает сотрудник;
- 2 — указывается его должность;
- 3 — записываются страна и город, где находится принимающая сторона;
- 4 — указывается компания, в которую направляется работник (название принимающей стороны). Сотрудник может просто направляться для поиска новых партнеров, тогда в этом столбце проставляется прочерк;
- 5,6 — даты, в которые поездка будет начинаться и оканчиваться;
- 7 — общее количество дней, когда работник был в командировке;
- 8 — точное количество дней, когда работник будет исполнять свои обязанности в месте назначения (т. е. без учета длительности дороги);
- 9 — название субъекта, который производит финансирование расходов командировки;
- 10 — основание для отправления сотрудника в поездку.
Рассмотренную форму заполняет начальник, который принимает решение о командировке, а сотрудник должен быть ознакомлен с её содержимым. Он подписывается в отведённом для этого месте. После этого готовится проект приказа о направлении сотрудника в рабочую поездку. Приказ оформляется в отделе кадров, а затем отдаётся для подписи непосредственно руководителю компании. Служебное задание также должно быть подписано директором.
Очевидно, что если обозначилась срочная производственная необходимость и какому-то сотруднику необходимо ехать и спасать ситуацию, то тут не до составления лишних документов. В этом случае можно обойтись минимальным набором и направить работника на основании приказа по организации (в котором все равно нужно изложить цель поездки). Это вполне допустимо, ведь служебное задание на командировку в 2022 году можно и не составлять. Об этом, в частности, сказано в Положении, утвержденном постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (в редакции от 29.12.2014 г.). Кроме служебного задания необязательным стало также командировочное удостоверение, а срок поездки теперь можно определять на основании проездных документов.
В документе предусмотрено не только задание как таковое, но и отчет по возвращении из служебной поездки о его исполнении. Он должен предоставляться руководству независимо от того, используется ли утвержденная форма Т-10а либо свободная, принятая фирмой и закрепленная в локальном акте.
После этого руководитель должен сделать выводы о результатах поездки и об успешности достижения поставленных целей и внести их в соответствующую графу, затем подписать документ и сдать отчёт в отдел кадров. По выполнении этих действий начальник командированного может заняться определением причин неудачной командировки для вышестоящего руководства либо сосредоточиться на планировании новых задач.
Внимание! В результате, с внесением изменений в законодательство, главное место теперь занимает приказ на командировку. Компания может продолжить заполнять как командировочное удостоверение, так и задание, однако это необходимо прямо указать в положении по командировкам.
ООО «Строительные технологии» проектирует и строит промышленные здания и сооружения. Строительные объекты и заказчики располагаются на территориях, географически удаленных от головного офиса компании. Поэтому сотрудникам ООО «Строительные технологии» приходится часто выезжать в командировки для решения организационных и технических вопросов.
В 2022 году этот комплект может выглядеть иначе и включать приказ о командировке, авансовый отчет и оформленную сотрудником служебную записку. Записка заменяет формы Т-10 и Т-10а. С ее помощью сотрудник информирует работодателя о сроке пребывания в командировке и других важных нюансах (п. 7 положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749).
Обязательно или нет служебное задание на командировку составлять на унифицированном бланке Т-10а, если компания включает этот документ в комплект командировочной отчетности? В 2022 году унифицированную форму служебного задания на командировку можно не применять. Этот документ не входит в число обязательных бумаг для оформления служебной поездки. А потому его отсутствие не будет иметь негативных последствий в случае визита контролеров. Хотя он может быть важен для внутренних целей компании.
Служебные поездки в компании оформляют полным набором унифицированных форм, в который входит и служебное задание. По договору с ООО «Кондор» для согласования проекта по строительству цеха металлических конструкций в служебную поездку отправилась Ивашова И. Г. — проектировщик ООО «Строительные технологии». Срок командировки — 3 дня, включая время в пути. Проект удалось согласовать не в полном объеме, что и было отражено в форме Т-10а самой сотрудницей (в графе 12) и ее руководителем (в заключении о выполнении задания).
Информация в этот блок заносится по графам. Записи в графах с 1 по 11 производятся до начала командировки — в них расшифровываются сведения о сотруднике (подразделении и профессии) и командировке (где она проходит, в какие сроки и др.), а также описывается цель служебной поездки. Графу 12 сотрудник заполняет после завершения командировки — это краткий отчет о ее результатах.
Инженеры на производстве также отправляются в командировки с вполне конкретными целями: обеспечение работы оборудования, установок и аппаратов, проверка их эффективности и показателей деятельности. Важно корректно и технически правильно обозначить задачи поездки, например:
- беременных женщин;
- несовершеннолетних сотрудников (исключение составляют представители творческих профессий, занятые на соответствующих должностях);
- принятые по ученическому договору;
- участвующие в выборах и баллотирующиеся на определенные должности сотрудники.
При выборе сотрудника, направляемого в служебную поездку, важно принимать во внимание, что некоторым категориям граждан Трудовым кодексом РФ предоставляются определенные гарантии соблюдения их прав. В том числе для некоторых групп сотрудников предусмотрен запрет на командировки, ведь для многих граждан они создают определенные сложности в быту и предполагают длительное отсутствие дома. Полный запрет установлен для:
Менеджеру по продажам обычно задачи командировки описывают очень подробно. В приказе или распоряжении могут быть поставлены конкретные задачи (заключение договоров и соглашений, контрактов с заказчиками), определены количественные показатели (объем отгружаемой продукции). Это основные задачи, которые также могут быть разбиты на этапы: разработка плана встреч и его выполнение, посещение торговых объектов конкурентов и составление сравнительного исследования цен, ассортимента и других условий, анализа.
Распространенные цели юристов: участие в судебном заседании по рассмотрению гражданского дела. Юрист также может присутствовать на переговорах по заключению контрактов для оперативного анализа предлагаемых условий, в процессе заключения сделки, требующей нотариального оформления или государственной регистрации. Причину поездки также надо четко оговорить в приказе.
Для чего нужно служебное задание и как правильно его составить
Служебное задание — это официальный внутренний документ компании, он оформляется при направлении сотрудника в командировку. В нём фиксируется цель поездки, а также перечисляется список задач, которые работник должен выполнить в указанные сроки и при определённых условиях. Оно служит основанием для оформления приказа на соответствующую командировку. Вернувшийся работник обязан отчитаться о достижении целей, сформулированных в рамках служебного задания, сдать отчёт о расходах, а также командировочное удостоверение.
С 2014 года оформление служебного задания не считается непременным требованием, точно так же как и оформление командировочного удостоверения (см. Постановление Правительства РФ от 29.12.2014). Однако многие организации по ряду причин предпочитают и сегодня использовать этот документ в своей работе. Например, служебное задание, наряду со служебной или докладной запиской, может служить основанием для выпуска приказа о том, что работник направляется в бизнес-поездку.
После этого руководитель должен сделать выводы о результатах поездки и об успешности достижения поставленных целей и внести их в соответствующую графу, затем подписать документ и сдать отчёт в отдел кадров. По выполнении этих действий начальник командированного может заняться определением причин неудачной командировки для вышестоящего руководства либо сосредоточиться на планировании новых задач.
Существует утверждённая Постановлением Федеральной службы государственной статистики РФ №1 форма служебного задания под названием Т-10а. От предприятий не требуется неукоснительное использование для ведения документации по командировкам именно этой формы. Иными словами, любой руководитель предприятия имеет полномочия модифицировать её либо ввести новую (с учётом норм, рекомендованных Госкомстатом).
Многие современные предприятия для ведения своей бизнес-деятельности часто взаимодействуют с компаниями, которые находятся в других городах и даже странах. Для этого фирма направляет в командировку одного либо нескольких сотрудников. Как правило, командированный человек представляет интересы компании и имеет чёткий план поездки. Цель, ради достижения которой сотрудник и отправляется в командировку, зафиксирована в документе, называемом служебным заданием.
Служебное задание на командировку обязательно или нет
При проведении аудиторских проверок вместо служебного задания разрабатывается программа аудиторской проверки, при проведении проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности – заданиена проведение проверки (ревизии), утверждаемые в установленном порядке.
Копия служебного задания и информация для включения в приказ о командировании в электронном виде (приложение №7 к Методическим рекомендациям)предоставляется в УРЛС МВД, при внеплановом выезде дополнительно предоставляется рассмотренный рапорт (приложение №3 к Методическим рекомендациям).
Основанием для издания приказа являются пункт плана служебных командировок (распоряжения вышестоящего органа, подразделения), решение о внеплановой служебной командировке и служебное задание (за исключением случаев, когда оно не разрабатывается).
Перед убытием в служебную командировку руководителями структурных подразделений в обязательном порядке проводятся инструктажи, проверяется знание командированными сотрудниками нормативных правовых актов МВД России, правовых актов МВД по Республике Марий Эл, регламентирующих соответствующее направление деятельности, о чем в служебных заданиях делаются соответствующие отметки.
В случае невозможности осуществить выезд в указанный месяц, служебная командировка переносится на другой месяц, но только в сроки, предусмотренные в плане (приложение №1 к Методическим рекомендациям). При невозможности перенести служебную командировку в сроки, предусмотренные планом, служебная командировка должна быть отменена по мотивированному рапорту (приложение №2 к Методическим рекомендациям) руководителя подразделения МВД командируемого сотрудника на имя министра (лица, исполняющего его обязанности), либо его заместителя, ответственного за деятельность соответствующего подразделения.
Например, нужно учитывать, что работодатель может вернуть не всю сумму по чекам. Во-первых , расходы на личные поездки оплачивать не будут. Если в командировке вы ездили на машине в гости к родственникам в соседний город, работодатель может не учитывать эти километры в расчете. Дорогу посчитают как расстояние до города, куда сотрудник едет в командировку, и обратно.
Как это работает. По общему правилу все голосуют там, где прописаны, то есть зарегистрированы по месту жительства. Когда человек в командировке, это неудобно: нужно возвращаться домой ради того, чтобы посетить избирательный участок. Чтобы этого не делать, можно выбрать другой участок для голосования — через личный кабинет на госуслугах, МФЦ или избирательную комиссию.
Один директор отправил сотрудницу-юриста в суд в другой город. Сначала предполагалось, что туда и обратно она поедет на автомобиле родственницы, но у той изменились планы. На обратном пути юрист купила билет на поезд. Директор отказался его компенсировать, и юрист обратилась в суд. Директору пришлось выплатить 2633 Р за билет, 250 Р за справку, которую юрист заказала для подтверждения поездки, и 500 Р компенсации морального вреда.
Как это работает. Работу в командировке оплачивают, как и любую другую. Но только платят не зарплату, а средний заработок. Для его расчета берут почти все деньги, выплаченные сотруднику за год до отъезда в командировку, и делят на число рабочих дней в этот период. Учитывают оклад, надбавки и доплаты к окладам, премии и иные вознаграждения. А вот выплаты по больничному, отпускные и материальную помощь не учитывают: это компенсационные и социальные меры, а не зарплата.
Как это работает. Кроме зарплаты в командировках платят суточные. Это деньги для компенсации дополнительных расходов, которые возникают у сотрудников в служебной поездке. В основном имеются в виду расходы на питание. Но конкретного назначения в законе не прописали — тратить суточные можно на что угодно. Не запрещено брать еду с собой, а на суточные покупать сувениры.
17 Фев 2022 polrostov 207